Contabilidad electrónica Parte 2

 

Contabilidad electrónica Parte 1

¿Quiénes están obligados a llevar la Contabilidad Electrónica?

La obligación se establece de manera generalizada; es decir, para todos los contribuyentes. Por lo que en principio todos, sin importar su tamaño y giro, inclusive, su régimen fiscal, están obligados en llevar su Contabilidad en formato electrónico.

De manera específica, el SAT apunta lo siguiente en cuanto los obligados:

 

• Personas Físicas, con actividad empresarial, actividades profesionales con ingresos superiores a los 2 millones de pesos y arrendamiento. Siempre y cuando no utilicen la aplicación de Mis Cuentas.

 

• Personas Morales, incluyendo las Personas Morales con fines lucrativos.

 

Las Personas Físicas con actividad empresarial y profesional cuyos ingresos no sean mayores a dos millones de pesos y utilicen la plataforma de Mis Cuentas, o se encuentran en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), quedan exentas de presentar la Contabilidad Electrónica.

Más importante considerar que, de acuerdo con el SAT, los contribuyentes que no están obligados deben conservar toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, ya que el no llevar su Contabilidad, no las exenta de conservar y, en caso que la autoridad fiscal lo requiera, presentar dicha documentación comprobatoria.

Este proceso se puede simplificar gracias a un validador de CFDI que almacena los comprobantes digitales y la documentación relacionada. Sin embargo, no es lo mismo llevar la Contabilidad Electrónica que presentarla.

Respecto a las Personas Morales que no están obligadas a la Contabilidad Electrónica, el SAT indica instituciones como la Federación, entidades federativas, municipios, sindicatos obreros y administración pública paraestatal, a menos que realicen actividades empresariales.

Las donatarias autorizadas que hayan percibido ingresos en una cantidad igual o menor a dos millones de pesos, y las asociaciones religiosas que registren sus operaciones en Mis Cuentas, también quedan relevadas de llevar y presentar la Contabilidad Electrónica.

Hay casos específicos en la categoría de Personas Físicas que no están obligadas. A saber, quienes perciban ingresos por:

• Sueldos y salarios
• Dividendos
• Enajenación de bienes
• Adquisición de bienes
• Obtención de premios
• Intereses
• Demás ingresos de las Personas Físicas
• Contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), Arrendamiento y Actividades Profesionales, que utilicen Mis Cuentas del SAT
• Profesionales con actividad empresarial cuyos ingresos del ejercicio de que se trate no excedan dos millones de pesos y registren sus operaciones en Mis Cuentas del SAT

 

Valdría la pena aclarar quiénes son los contribuyentes que hoy en día están en el RIF:

 

• Contribuyentes que antes eran REPECOS (Régimen de Pequeños Contribuyentes), ya que por disposición oficial ahora automáticamente están inscritos en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF).

 

• Los que pertenecían al Régimen Intermedio, actualmente pueden optar por incorporarse al RIF; siempre y cuando sus ingresos sean menores a dos millones de pesos.

 

Lo anterior fue determinado por la autoridad con un plazo del 1 de julio al 1 de octubre de 2014. Después de esas fechas, quienes no hicieran su cambio, de acuerdo con el régimen fiscal con el cual tributan, tendrían que contar desde ese plazo con un software para hacer y presentar su Contabilidad Electrónica.

 

Si somos contribuyentes obligados a presentar la Contabilidad Electrónica, ¿cuáles son los primeros pasos?:

 

1. Revisar la vigencia de su FIEL y Certificado de Sello Digital (CSD). En caso de no tener alguno de estos archivos, tramitarlos ante el SAT. Si ya está vencida su vigencia, renovar esta o solicitar uno nuevo.
2. Contar con un software contable que les ayude a preparar la información y a generar los XML, de acuerdo con los requisitos que marca la autoridad.

 

Para cumplir con la Contabilidad electrónica, los contribuyentes pueden utilizar la tecnología que ofrece un software contable o la plataforma gratuita del SAT:  Mi Contabilidad.

La primera opción ofrece la posibilidad de automatizar por completo el área contable, simplificando acciones, actividades y el cumplimiento de obligaciones fiscales. Una ventaja de negocio, tiene que ver con la generación de reportes, como estados financieros, que proporcionan información sobre la situación de la empresa a fin de tomar decisiones.

En tanto, Mi Contabilidad, ayuda a llevar la Contabilidad de una empresa y un profesionista independiente, mas está pensada para un volumen bajo de operaciones. Quienes la utilizan, principalmente, son empresas micro y pequeñas, y personas físicas con arrendamiento y actividad empresarial cuyos ingresos.

Mi Contabilidad no está habilitada para generar reportes, validación de facturas y otras funcionalidades importantes para la Contabilidad.

En el cumplimiento de la Contabilidad Electrónica, hay reglas generales que las empresas no deben dejan escapar para cumplir con la Contabilidad Electrónica. Estas se dieron a conocer como parte de los lineamientos que dan fundamento a la obligación. Podemos mencionar:

1. Los registros contables deben identificar cada operación y su relación con los CFDI; principalmente de gastos, ingresos e inversiones.
2. En cada registro deberá detallarse la Forma de Pago.
3. Los contribuyentes tienen que conservar y almacenar toda la documentación en el software contable que utiliza para almacenar y procesar su información contable.
4. Poner a disposición de las autoridades su información, cuando estas lo requieran para cuestiones de comprobación.
5. La Contabilidad debe permitir la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente.

 

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Fuente: CONTPAQi